Comunicarea informaţiilor Rolul unei prezentări este de a informa şi de a stârni controverse, de a convinge şi a capta interesul auditoriului. Pentru susţinerea unei prezentări trebuie identificat scopul principal, definite obiectivele de realizat, stabilită adresabilitatea şi capacitatea de adaptare a asistenţei.
Pentru organizarea subiectului prezentării este indicată alegerea unei singure teme principale şi a unor ţeluri precise, împărţirea pe secţiuni distincte interconectate, fiecare având însă o logică proprie. În paralel, structurarea temei trebuie să prezinte subiectul de la general la detaliu, într-o înlănţuire logică încheiată prin evidenţierea principalelor concluzii.
În acest scop, prezentările computerizate prezintă următoarele avantaje:
– rapiditate în editarea şi actualizarea diapozitivelor;
– posibilitatea introducerii efectelor sofisticate;
– costul relativ redus.
Utilitarul Microsoft PowerPoint face parte din pachetul Microsoft Office şi este destinat realizării prezentărilor computerizate. Acesta permite introducerea în prezentări atât a unor informaţii de tip text, imagini ClipArt, diagrame Excel, tabele Word sau Excel, cât şi a unor informaţii personalizate, realizate cu ajutorul instrumentelor de desenare, a efectelor de animaţie şi a celor sonore.
O prezentare PowerPoint este formată dintr-o succesiune de diapozitive (slide-uri), ce conţine înşiruirea logică a subiectului de prezentat.
7.2 Modalităţi de deschidere a unui document PowerPoint
La lansarea în execuţie a utilitarului, alegând succesiv Start, Programs, Microsoft PowerPoint, pe ecran va apărea o fereastră de dialog (figura 7.1), ce permite alegerea modalităţii de realizare a prezentării. După caz, se poate alege una din cele trei opţiuni:
a. AutoContent Wizard, în cazul în care se necesită o asistenţă pentru proiectarea şi realizarea conţinutului prezentării;
b. Design Template, pentru alegerea, dintr-o listă de şabloane, a fundalului şi a culorii prestabilite pentru realizarea prezentării;
c. Blank presentation, pentru cazul în care personalizarea prezentării se face de către utilizator.
Figura 7.1 Caseta de dialog deschisă la lansarea utilitarului PowerPoint
a) Prin folosirea aplicaţiei AutoContent Wizard, utilizatorul este îndrumat în parcurgerea unor etape prin întrebări adiţionale care permit conceperea unei prezentări. Pentru trecerea de la o etapă la următoarea se efectuează click pe butonul Next, pentru revenirea la o etapă anterioară, pe butonul Back, iar apăsarea butonului Cancel anulează întreaga procedură.
Prima etapă constă în selectarea opţiunii AutoContent Wizard din caseta de dialog deschisă la lansarea utilitarului (figura 7.1) sau în apelarea comenzii New Presentation, din meniul File.
În cea de a doua etapă se selectează tipul de prezentare dorit din lista furnizată în fereastra de dialog (figura 7.2). Utilitarul PowerPoint pune la dispoziţia utilizatorului o serie de modele de prezentări, cu diverse tematici: plan de afaceri, reuniuni de afaceri, prezentări financiare şi a rapoartelor tehnice, etc., grupate, după caz, în liste ce apar la activarea butoanelor din coloana centrală a ferestrei.
Figura 7.2 Aplicaţia Autocontent Wizard, opţiunea Presentation type
În a treia etapă se alege opţiunea ce stabileşte extensia documentului. În acelaşi timp, se pot stabili unele efecte cu influenţă asupra culorilor şablonului ales (figura 7.3). Se recomandă selectarea opţiunii On-Screen Presentation pentru modul de derulare a prezentării. Dacă ulterior documentul va fi destinat unei prezentări Web, se va salva documentul în format HTML, alegând comanda Save As, din meniul File.
Figura 7.3 Aplicaţia Autocontent Wizard, opţiunea Presentation style
În etapa a patra se specifică titlul prezentării, numele utilizatorului şi, eventual, alte informaţii suplimentare (figura 7.4).
Figura 7.4 Aplicaţia Autocontent Wizard, opţiunea Presentation Options
Validarea opţiunilor selectate, urmată de deschiderea prototipului de prezentare (figura 7.5) se realizează prin alegerea butonului Finish.
Figura 7.5 Prototipul de prezentare Business Plan
b) Alegerea design-ului unui document se poate realiza şi prin activarea opţiunii Design Template din fereastra de dialog ce apare la lansarea utilitarului PowerPoint. Selectarea unui document-şablon are ca efect aplicarea stilului şablonului selectat tuturor slide-urilor ce fac parte din aceeaşi prezentare. După activarea butonului OK, pe ecran va apărea fereastra de dialog New Presentation (figura 7.6).
Figura 7.6 Alegerea unui document machetă pentru prezentare
Alegerea unui şablon pentru întregul document se poate realiza şi ulterior, prin intermediul opţiunii Slide Color Scheme, din meniul Format sau din meniul contextual.
c) În cazul în care se doreşte realizarea unei prezentări personalizate, fără alegerea unui document-şablon, se va selecta opţiunea Blank presentation.
Figura 7.7 Fereastra de dialog New Slide
Activarea acestei opţiuni conduce la apariţia unei ferestre de dialog ce permite alegerea unei scheme predefinite pentru un diapozitiv. Aceasta poate fi de tip: titlu, listă, împărţire pe două coloane , tabel, tabel şi diagramă asociată, schiţă de organizare, text şi imagini din ClipArt (figura 7.7).
Deschiderea unui document nou în utilitarul PowerPoint se poate realiza şi prin alegerea comenzii New, din meniul File. Fereastra de dialog New Presentation (figura 7.6), ce va apărea pe ecran, va permite alegerea uneia din opţiunile prezentate anterior.
7.3 Vizualizarea paginilor de prezentare
Utilitarul PowerPoint prezintă cinci moduri de vizualizare ale documentului, ce se pot alege din meniul View sau activând pictogramele din bara de derulare orizontală:
a) b)
c) d)
Figura 7.8 Modalităţi de afişare a diapozitivelor
– (Slide View) se recomandă la inserarea de imagini sau de tabele, la realizarea animaţiei (figura 7.8.a);
– (Outline View) se recomandă pentru introducerea informaţiei de tip text, diapozitivul fiind prezentat în miniatură în ecranul din dreapta, iar textul aparând în ecranul principal din stânga (figura 7.8.b);
– (Slide Sorter View) permite vizualizarea unui ecran cu toate diapozitivele create la un moment dat; se pot efectua, cu uşurinţă, operaţii ca ştergerea, mutarea, copierea diapozitivelor, animaţia tranziţiei dintre slide-uri (figura 7.8.c);
– (Notes Page View) se utilizează în scopul creării notelor pentru uzul vorbitorului în timpul unei prezentări sau pentru a menţine evidenţa altor informaţii (figura 7.8.d);
– (Slide Show) permite vizualizarea diapozitivelor în modul ecran complet; dacă se doreşte părăsirea prezentării înainte de apariţia ultimului diapozitiv, se apasă tasta Esc.
La comutarea dintr-un mod de vizualizare în altul, diapozitivul activ rămâne cel curent.
7.4 Realizarea unei prezentări PowerPoint
7.4.1 Inserarea şi formatarea diapozitivelor
Inserarea unui diapozitiv nou în aceeaşi prezentare comportă două modalităţi distincte:
a) Inserarea din schemele predefinite afişate în fereastra de dialog New Slide (figura 7.7) se poate realiza:
a.1) prin activarea butonului , din linia standard;
a.2) prin comanda New Slide, din meniul Insert;
a.3) prin alegerea opţiunii New Slide, din lista ce apare la activarea butonului , din linia de formatare.
b) Inserarea din prezentările personalizate se poate face:
b.1) prin comanda Duplicate Slide din meniul Insert, pentru un diapozitiv similar cu cel precedent;
b.2) în modul de vizualizare Outline View, prin poziţionarea punctului de inserare la sfârşitul titlului unui diapozitiv şi apăsarea tastei Enter, pentru un diapozitiv vid.
Alegerea sau înlocuirea unei schemei predefinite a unui diapozitiv se poate realiza cu comanda Slide Layout, din meniul Format sau din meniul contextual.
Există multe situaţii în care se doreşte modificarea paletei de culori a unui document-şablon, ales aprioric. Pentru aceasta, se va alege opţiunea Slide Color Scheme, din meniul Format sau din meniul contextual. Posibilităţile de modificare sunt:
Figura 7.9 Fereastra de dialog Color Scheme, eticheta Standard
Figura 7.10 Fereastra de dialog Color Scheme, eticheta Custom
– alegerea unui alt tip de şablon propus de utilitar, la eticheta Standard (figura 7.9);
– personalizarea tuturor culorilor ce alcătuiesc şablonul, la eticheta Custom (figura 7.10).
Aplicarea unor efecte speciale şablonului se poate realiza cu comanda Background, din meniul Format sau din meniul contextual, alegând opţiunea Fill Effects (figura 7.11.a). În cazul în care se doreşte dezactivarea modelului şablonului pentru un slide se bifează Omit background graphics from the master, din aceeaşi fereastră de dialog (figura 7.11.b).
a) b)
Figura 7.11 Fereastra de dialog Background
Aplicarea acestor stiluri, cu scopul personalizării unui şablon, se poate realiza fie numai pentru diapozitivul curent, prin activarea butonului Apply, fie pentru întreaga prezentare, prin activarea butonului Apply to All.
Utilitarul PowerPoint oferă posibilitatea tratării întregului document în nuanţe de gri (greyscale) prin alegerea comenzii Black and White din meniul View sau prin activarea butonului din linia standard.
Ştergerea unor diapozitive se realizează în modul de vizualizare Online View, prin selectarea pictogramei , plasată înaintea titlului diapozitivului, şi apăsarea tastei Delete.
7.4.2 Crearea unui şablon propriu prin folosirea matriţelor
Utilitarul PowerPoint permite crearea unor şabloane proprii, personalizate, ce pot fi aplicate unei prezentări deja existente. Această facilitate este folosită, în special, de întreprinderi care includ în prezentări sigle, culori şi caractere specifice, asigurând astfel un aspect propriu al firmei respective.
Crearea matriţei se recomandă a fi realizată alegând din fereastra New Slide (figura 7.7) schema de diapozitiv gol Blank. Pentru crearea unei matriţe de diapozitive se alege comanda Master, din meniul View, opţiunea Slide Master, ceea ce va avea ca efect apariţia ferestrei de dialog prezentată în figura 7.12.
Figura 7.12 Crearea unei matriţe de diapozitive Master Slide
Diapozitivul matriţă permite o serie de opţiuni pentru personalizarea întregii prezentări, cum ar fi (figura 7.13):
– crearea unei scheme de culori şi a unui fundal care să sublinieze tonul prezentării;
– introducerea de imagini care să apară în toate diapozitivele;
– alegerea mărimii, culorii şi stilului pentru caracterele de scriere;
– formatarea nivelurilor listelor cu marcaje;
introducerea notelor de subsol şi a numărului diapozitivului.
Figura 7.13 Exemplu de formatare a matriţei de diapozitive Master Slide
7.4.3 Editarea şi formatarea textului
În esenţă, aceste operaţii se realizează similar cu cele ale editorului de texte Word, prezentând unele particularităţi.
Dacă editarea textului se realizează în modul Outline View, trecerea la o linie de text următoare, de acelaşi nivel cu cea precedentă, se realizează prin apăsarea tastei Enter.
În cazul editării în modul Slide View, textul va fi introdus în casetele de text ce apar în diapozitiv. Dacă informaţia de tip text nu poate fi structurată cu ajutorul schemelor predefinite (figura 7.7), există posibilitatea editării textului în casete-text, prin activarea butonului (Text Box) din meniul Insert sau din linia de desenare.
Pentru formatare, utilitarul PowerPoint prezintă opţiuni de micşorare/reducere automată, cu un anumit procent, a mărimii caracterelor textului, prin activarea butoanelor , respectiv , din linia de formatare. Pentru o mai bună vizualizare a caracterelor dintr-o prezentare se recomandă utilizarea efectului de umbrire, ce poate fi atribuit acestora prin apăsarea butonului din linia de formatare.
În prezentările PowerPoint sunt foarte des utilizate elementele grafice ce se pot insera din linia de desenare (Drawing), cu precădere cele speciale, inserate din meniul oferit de butonul AutoShapes . Modalităţile de realizare şi formatare a elementelor grafice respectă regulile prezentate în capitolul 4, paragraful 4.11.
Regulile ce trebuie respectate la formatarea textului sunt în strânsă legătură cu cele legate de organizare a informaţiilor într-un diapozitiv. Dintre regulile mai importante se amintesc:
– folosirea a cel mult două caractere de scriere în fiecare diapozitiv, unul pentru titlu şi altul pentru restul liniilor de text;
– utilizarea unui singur stil de scriere al caracterelor sau a maximum două, evitându-se combinaţiile între acestea;
– folosirea cu precădere a corpurilor de literă din familia sans serif;
– limitarea la maxim 3 a numărului de culori utilizate pentru caracterele unui diapozitiv;
– utilizarea unui număr maxim de 6 linii de text cu marcaje;
– limitarea la maximum 2 niveluri de linii de text cu marcaje.
7.4.4 Formatarea textului folosind aplicaţia WordArt
Evidenţierea unor elemente de tip text dintr-un diapozitiv se poate realiza prin folosirea aplicaţiei WordArt, aceasta fiind utilizată, cu preponderenţă, pentru formatarea titlurilor.
Alegerea stilului de scriere se face din fereastra de dialog WordArt Gallery, ce apare pe ecran la activarea butonului din linia de desenare (figura 7.14).
După selectarea stilului şi alegerea butonului OK, pe ecran va apărea fereastra de dialog prezentată în figura 7.15, care va permite introducerea textului.
Tastarea butonului OK după introducerea textului va avea ca efect inserarea acestuia în diapozitiv, într-un format de tip imagine, asupra căruia se poate interveni cu modificări de poziţie, dimensiune, culoare.
În cazul în care se doreşte modificarea textului, se execută dublu-click pe obiectul WordArt, iar în fereastra de dialog ce va apărea pe ecran (figura 7.15) este permisă modificarea textului, alegerea unui nou tip de caractere de scriere din lista ascunsă Font, modificarea mărimii caracterelor la eticheta Size, precum şi aplicarea efectelor de scriere cursiv sau adlin, prin selectarea butoanelor aferente.
Figura 7.14 Alegerea unui stil WordArt
Figura 7.15 Editarea textului WordArt
Schimbarea caracteristicilor iniţiale unui obiect WordArt se poate realiza prin etichetele casetei Format WordArt (figura 7.16), ce apare pe ecran prin activarea butonului din bara de instrumente WordArt sau prin alegerea opţiunii Format WordArt din meniul contextual:
Figura 7.16 Fereastra de dialog Format WordArt,
eticheta Colors and Lines
– eticheta Colors and Lines permite modificarea culorii de umplere din caseta Fill, modificarea culorii, a tipului de linii şi a grosimii liniei, din caseta Line;
– eticheta Size permite modificarea dimensiunilor obiectului şi aplicarea unui efect de rotire, în caseta Size and Rotate;
– eticheta Position permite modificarea poziţiei relative a obiectului în raport cu un sistem de referinţă ales, în caseta Position on Slide.
Modificarea poziţiei relative a unui obiect WordArt se poate realiza şi prin folosirea săgeţilor direcţionale.
Caseta de dialog Format WordArt permite vizualizarea efectului produs asupra obiectului de opţiunile selectate, prin alegerea butonului Preview.
7.4.5 Inserarea entităţilor grafice în diapozitive
7.4.5.1 Inserarea imaginilor
Pentru a realiza o prezentare mai completă şi mai interesantă se poate utiliza paleta de ilustraţii artistice oferită de ClipArt, a cărei fereastră de dialog (figura 7.17) se poate activa prin mai multe moduri:
– alegerea formatului predefinit din fereastra de dialog New Slide (figura 7.7) şi executarea de dublu-click pe caseta de rezervare pentru imagine;
– prin comanda Picture, opţiunea ClipArt, din meniul Insert;
– prin activarea pictogramei din linia de desenare.
Figura 7.17 Fereastra de dialog Insert ClipArt
Eticheta Pictures prezintă o varietate de categorii de ilustraţii grupate pe anumite domenii. După alegerea unei categorii, se selectează ilustraţia dorită şi pe ecran va apărea o paletă de butoane ce permite inserarea ilustraţiei, vizualizarea acesteia, găsirea unei ilustraţii similare (figura 7.18).
Figura 7.18 Selectarea ilustraţiei de inserat
Activarea primului buton din paleta de butoane afişată pe ecran va conduce la inserarea ilustraţiei în diapozitiv.
Principalele operaţii pentru formatarea unei ilustraţii ClipArt, oferite de utilitarul PowerPoint, ce se pot realiza după selectarea apriorică a acesteia, sunt:
a) Redimensionarea, fezabilă în două moduri principale:
– se poziţionează cursorul mouse-ului pe unul din colţurile imaginii, iar după schimbarea formei cursorului, se execută tragerea în direcţia dorită;
– din meniul contextual se alege comanda Format Picture, eticheta Size.
b) Schimbarea locaţiei în diapozitivul curent, este posibilă prin alegerea uneia din cele trei variante:
– prin tragere în direcţia dorită, ţinând apăsat butonul mouse-ului;
– prin utilizarea săgeţilor direcţionale;
– prin activarea comenzii Format Picture, eticheta Position, din meniul contextual.
c) Modificarea culorilor ilustraţiei, ce se poate realiza prin parcurgerea următoarelor etape:
– se selectează butonul Recolor Picture din linia de instrumente Picture, ceea ce va avea ca efect apariţia ferestrei de dialog prezentată în figura 7.19; aceasta permite vizualizarea tuturor culorilor ce alcătuiesc imaginea, în coloana Original, şi alegerea unei noi culori din listele ascunse, din coloana New;
– se bifează una din căsuţele din coloana Original;
– se activează butonul listei ascunse corespunzătoare casetei alăturate din coloana New;
– se alege noua culoare din paleta de culori afişată pe ecran;
– pentru validarea opţiunilor se alege butonul OK.
Pentru modificarea culorii de umplere fără a modifica culorile de contur, se selectează opţiunea Fills, din caseta Change şi se procedează urmând etapele prezentate anterior.
d) Eliminarea unor părţi din ilustraţie se realizează prin activarea butonului Crop din linia cu instrumente Picture. Pentru eliminare se plasează instrumentul de tăiere pe unul dintre marcajele ilustraţiei şi se trage în direcţia dorită. Revenirea la forma iniţială este posibilă prin activarea butonului , din aceeaşi linie de instrumente.
Figura 7.19 Modificarea culorilor unei ilustraţii
e) Adăugarea unei ilustraţii artistice în fundal se realizează prin comanda Order, opţiunea Send To Back, din meniul butonului Draw, din linia de desenare sau din meniul contextual. Pentru ca textul să fie mai lizibil se recomandă schimbarea culorilor ilustraţiei în conformitate cu cele prezentate mai sus.
Utilitarul PowerPoint permite importarea imaginilor din formate de fişier grafic (.bmp, .jpg, .gif, .pcx, .tif) cu ajutorul comenzii Picture, din meniul Insert, opţiunea From File.
7.4.5.2 Inserarea tabelelor
Inserarea tabelelor se realizează, în general, folosind formatul predefinit din fereastra New Slide (figura 7.7). După activarea prin dublu-click a casetei de rezervare pentru tabel, pe ecran va apărea o fereastră de dialog ce permite definirea numărului de linii, respectiv de coloane dorit.
Introducerea datelor, deplasarea în tabel, formatarea tabelului, adăugarea sau ştergerea unor rânduri, respectiv coloane în tabel se realizează similar cu cele prezentate în capitolul 4, paragraful 4.8.
7.4.5.3 Inserarea diagramelor
Diagramele permit reprezentarea unei mari varietăţi de informaţii într-un mod clar şi concis, fiind adesea utilizate în realizarea prezentărilor. Există mai multe modalităţi de introducere a unei diagrame:
– prin alegerea formatului predefinit din fereastra de dialog New Slide (figura 7.7);
– prin activarea pictogramei din linia standard;
– prin alegerea comenzii Chart, din meniul Insert.
Inserarea unei diagrame utilizând una din metodele prezentate mai sus conduce la apariţia pe ecran a unei foi de date Datasheet, ce conţine valori implicite, asemănătoare foii de calcul din Excel şi a diagramei aferente acesteia (figura 7.20).
Figura 7.20 Inserarea unei diagramei în diapozitiv
Înlocuirea datelor imaginare din tabel se realizează prin suprascriere, deplasarea în coloanele şi rândurile ferestrei Datasheet fiind posibilă prin intermediul tastei Tab, respectiv a săgeţilor direcţionale. Dacă se doreşte ştergerea unor coloane sau a unor linii ale foii de date, se selectează capetele de coloană sau de rând respective şi se alege comanda Exclude Row/Col din meniul Data. Pentru eliminarea foii de calcul se execută click în afara acesteia sau se alege comanda View Data din meniul View.
Formatarea tabelului şi a diagramei aferente se realizează similar cu cele prezentate în capitolul 5, paragraful 5.3.
7.4.5.4 Inserarea unei organigrame
Organigramele sunt utile pentru reprezentarea ierarhiilor de genul celor din conducerea unor întreprinderi, dar şi pentru crearea unor grafice de flux care să indice paşii necesari într-un anumit proces.
Una din modalităţile de inserare a organigramelor, specifică şi utilitarelor Word şi Excel, este alegerea din meniul Insert a comenzii Object, opţiunea MS Organization Chart 2.0. În cazul documentelor PowerPoint se preferă utilizarea formatului predefinit din fereastra New Slide (figura 7.7).
După activarea prin dublu-click a casetei de rezervare pentru organigramă, pe ecran va apărea fereastra de dialog a aplicaţiei Microsoft Organization Chart, ce prezintă propriile linii de meniu şi de instrumente necesare creării organigramei (figura 7.21).
Figura 7.21 Inserarea unei diagrame într-un diapozitiv
Aceste organigrame prezintă avantajul adăugării sau eliminării unor casete, precum şi rearanjarea acestora folosind formatele oferite de fereastra Gruops din meniul Styles (figura 7.22).
Figura 7.22 Alegerea tipului de organizare a căsuţelor unei organigrame
Construirea diagramei se realizează prin intermediul butoanelor din bara de instrumente:
– butonul Manager permite adăugarea unei casete la începutul organigramei prin selectarea primei casete a acesteia;
– butonul Assistant permite adăugarea unei casete de asistenţă prin selectarea casetei ce reprezintă nivelul ierarhic imediat superior acesteia;
– butonul Subordinate face posibilă adăugarea unei casete de subordonare, pe un nivel inferior casetei selectate;
– butoanele Co-worker , permit adăugarea unor casete pe acelaşi nivel ierarhic cu caseta selectată.
Caseta Subordinate2 (Co-worker) se poate adăuga atât prin utilizarea butonului Subordinate şi selectarea căsuţei Manager , cât şi al butonului Co-worker şi selectarea căsuţei Subordinate1 (figura 7.23).
Figura 7.23 Exemplificarea realizării unei organigrame cu ajutorul butoanelor de asistenţă
Eliminarea unei casete este posibilă prin selectarea acestei acu mouse-ul şi activarea tastei Delete. Rearanjarea casetelor se poate realiza prin selectarea acestora şi tragere până în poziţia dorită, ţinând butonul mouse-ului apăsat, operaţie posibilă doar în cazul respectării ierarhiei iniţiale a organigramei.
Editarea textului în organigramă se realizează selectând respectivele căsuţe, în care se sugerează informaţia ce trebuie introdusă în cazul unei organigrame de întreprindere: nume, titlu, precizări.
Pentru a obţine o organigramă cât mai prezentabilă se pot aplica opţiunile de formatare specifice din linia de meniuri:
– meniul Text permite modificarea culorii, dimensiunii şi a stilului caracterelor de scriere, precum şi alinierea în casetă;
– meniul Boxes face posibilă alegerea culorii de fundal, a efectului de umbrire, a stilului, a grosimii şi a culorii liniei de contur ce se doreşte a fi aplicată căsuţelor;
– meniul Lines permite selectarea stilului, a culorii şi a grosimii liniilor de legătură;
– meniul Chart stabileşte culoarea de fundal a zonei din afara organigramei.
Revenirea în PowerPoint se face prin închiderea ferestrei Microsoft Organization Chart, ceea ce va avea ca efect inserarea automată a organigramei în diapozitivul curent.
7.4.6 Inserarea secvenţelor de mişcare şi de sunet
Pentru a menţine atenţia auditoriului, există posibilitatea includerii unor secvenţe de sunet şi de mişcare, ce se pot derula pe parcursul prezentării. Animaţia se poate aplica atât diapozitivelor pentru a marca tranziţia dintre acestea, cât şi fiecărui element conţinut în slide: cuvânt, caracter, imagine, tabel, etc.
Aplicarea unei animaţii tranziţiei dintre slide-uri se realizează alegând o opţiune din lista derulantă Slide Transition Effects , situată în linia Slide Sorter, afişată în modul de vizualizare Slide Sorter. Concomitent, se poate aplica un singur efect de animaţie şi tuturor elementelor ce alcătuiesc un diapozitiv, prin alegerea unei opţiuni din lista derulantă Preset Animation , situată pe aceeaşi linie de utilitare.
Aplicaţia PowerPoint permite realizarea de efecte de animaţie diferite pentru tranziţiile dintre slide-uri, dar, pentru a nu supraîncărca prezentarea, se recomandă folosirea aceluiaşi efect de animaţie.
În cazul inserării mai multor secvenţe de mişcare diferite pentru acelaşi diapozitiv, se utilizează comanda Custom Animation, ce se poate activa:
– din meniul Slide Show;
– din meniul contextual (după ce a fost selectat un element grafic al diapozitivului);
– cu ajutorul pictogramei , din linia Animation Effects, ce apare pe ecran la activarea butonului , din linia de formatare.
Operaţiile de aplicare a acestor secvenţe se realizează în modul de vizualizare Slide View.
Fereastra de dialog Custom Animation permite selectarea obiectului sau a grupului de obiecte, din căsuţa Check to animate slide objects, şi vizualizarea obiectului selectat în miniatura diapozitivului ce apare în partea dreaptă a ecranului (figura 7.24). Pentru personalizarea secvenţei de animaţie se aleg opţiunile specifice la fiecare dintre cele patru etichete ale acestei ferestre de dialog.
Figura 7.24 Fereastra de dialog Custom Animation, eticheta Order&Timing
a) Eticheta Order&Timing (figura 7.24) permite alegerea ordinii şi a modalităţii de apariţie pe ecran a obiectelor. Stabilirea ordinii se realizează din lista Animation order, trecerea de la un obiect la altul făcându-se prin intermediul săgeţilor Move.
În timpul unei prezentări (modul de vizualizare Slide Show), apariţia pe ecran a obiectului animat se poate realiza la apăsarea tastei Enter sau prin executarea unui click cu mouse-ul, dacă s-a ales, în prealabil, opţiunea On mouse click, din caseta Start animation. În cazul în care se doreşte ca animaţia să se desfăşoare automat, după o anumită perioadă de timp, se alege opţiunea Automatically, din aceeaşi casetă (figura 7.24).
b) Eticheta Effects (figura 7.25), permite asocierea unui efect vizual şi/sau sonor, din caseta Entry animation and sound, alegând efectul dorit din listele derulante corespunzătoare. Este permisă, de asemenea, aplicarea unui efect de ascundere sau colorare a obiectului după încheierea secvenţei de animaţie, prin alegerea unei opţiuni din lista derulantă Afer animation.
Figura 7.25 Fereastra de dialog Custom Animation, eticheta Effects
Există posibilitatea aplicării unui efect special pentru text, aceasta realizându-se prin una din opţiunile sau printr-o combinaţie de opţiuni oferite de caseta Introduce text:
– All at once este opţiunea implicită şi permite apariţia instantanee a întregului conţinut al unei linii de text. Este posibilă, de asemenea, alegerea opţiunilor By word sau By letter, ce au ca efect apariţia, în ordine, a cuvintelor, respectiv caracterelor unei linii de text;
– Grouped by conduce la apariţia concomitentă a întregului text dintr-o casetă text sau dintr-un element grafic;
– Animate attached shape este opţiunea implicită a textului aflat într-un obiect grafic, şi asociază textului efectul de apariţie prestabilit al elementului grafic;
– In reverse order permite afişarea liniilor de text în ordine inversă;.
c) Eticheta Chart Effects oferă posibilitatea asocierii unui efect de apariţie a elementelor unei diagrame dintr-o prezentare. Pentru aceasta, se va selecta una din opţiunile aferente listei derulante din caseta Introduce chart elements (figura 7.26).
Astfel, se pot afişa, în ordine, seriile sau elementele unei serii, respectiv categoriile sau elementele categoriilor, efectul de animaţie fiind stabilit din caseta Entry animation and sound.
Figura 7.26 Fereastra de dialog Custom Animation, eticheta Chart Effects
d) Eticheta Multimedia Settings devine activă în cazul inserării prealabile a unei secvenţe sonore dintr-un fişier sunet sau video, prin comanda Movies and Sounds, din meniul Insert.
Derularea secvenţei muzicale se poate desfăşura concomitent cu parcurgerea diapozitivului, întreruperea acesteia fiind condiţionată de opţiunea aleasă la eticheta Stop Playing (figura 7.27).
Figura 7.27 Fereastra de dialog Custom Animation,
eticheta Multimedia Settings
Fereastra de dialog Custom Animation permite vizualizarea rapidă a efectului de animaţie produs asupra elementelor, prin activarea butonului Preview.
7.5 Susţinerea unei prezentări
După introducerea în diapozitive a tuturor elementelor, ale efectelor de tranziţie, de construcţie şi de animaţie, este necesară parcurgerea suplimentară a tuturor slide-urilor. Această rulare de probă are ca scop descoperirea eventualelor erori existente şi corectarea acestora înainte de susţinerea publică.
Există două moduri principale de rulare a unei prezentări:
– automată, în cazul prezentărilor comerciale, rularea având loc fără intervenţia utilizatorului;
– manuală, în cazul prezentărilor însoţite de un discurs.
Pentru ca o prezentare cu rulare manuală să fie de calitate se recomandă ca înainte de susţinerea publică utilizatorul să ruleze de mai multe ori prezentarea pentru a se familiariza cu ordinea de afişare a elementelor pe ecran, cu numărul de click-uri ce trebuie realizate într-un slide, etc.
În acelaşi timp este necesară pregătirea în prealabil a unui discurs asociat fiecărui diapozitiv. Pentru a veni în sprijinul utilizatorului, PowerPoint oferă posibilitatea inserării unor adnotări în modul de vizualizare Notes Page View. În timpul susţinerii publice utilizatorul are acces la respectivele adnotări, fără ca acestea să fie proiectate pe ecranul de prezentare (sunt vizibile doar pe ecranul calculatorului).
Bibliografie
1. Marquis, Annette, Courter, Gini – Ghidul dumneavoastră pentru Microsoft Office Proffesional pentru Windows 95, Editura All Educational, Bucureşti, 1997.
2. Voicu, Anca-Elena, Şova, R.A. – Tehnologia informaţiei. Informatică–Tehnologii asistate de calculator. Editura All Educational, Bucureşti, 2000.
3. *** Getting Results with Microsoft Office 97, Microsoft Corporation, 1995-96.
4. *** Microsoft PowerPoint – Curs Rapid, Editura Teora, Bucureşti, 1999.
