MICROSOFT OFFICE – PROFESIONAL este un program performant de baze de date care poate fi dezvoltat odată cu creşterea necesităţilor de date ale utilizatorului. (birouri, companie, populaţie).
Produs de vârf între programele de acest gen, ACCESS este un sistem de gestiune a bazelor de date, care poate ţine evidenţa:
• clienţilor • angajaţilor
• inventarului • a produselor, şi a informaţiilor.
Deoarece ACCESS este un program de baze de date relaţionale, el poate fi folosit pentru a proiecta aplicaţii de baze de date complet personalizate, care să satisfacă necesităţile celor mai pretenţioase medii.
O bază de date este comparabilă cel mai bine cu un tabel, având mai multe coloane în care se adună datele.
Datele care aparţin unui rând se află întotdeauna împreună, şi sunt numite înregistrări.
Fiecare înregistrare primeşte un număr de identificare univoc, care se numeşte cheie primară.
Cheia primară serveşte drept semn de identificare univoc pentru fiecare înregistrare, toate elementele înregistrării fiind inseparabile şi legate prin acest semn.
Un câmp de date reprezintă o locaţie separată în care sunt introduse datele.
Elementul principal pentru fiecare bază de date este tabelul.
Programul ACCESS nu serveşte numai pentru a reuni datele, ci oferă o multitudine de funcţii pentru administrarea acestor tabele de date.
6.2 Terminologie
AutoForm – instrument folosit pentru a crea formulare standard
Bara de instrumente – bara care apare în fereastra unei aplicaţii şi conţine butoane, pentru efectuarea unor operaţii specifice;
Bara de meniuri – bara care conţine liste cu opţiuni disponibile într-un program;
Bara de stare – bara de la baza ecranului în care sunt afişate mesajele aplicaţiei;
Baza de date – colecţie de date (înregistrări) organizate pe categorii (câmpuri) în vederea simplificării şi accelerării regăsirii datelor;
Bază de date relaţionale – baza ce conţine două sau mai multe grupuri de înregistrări corelate prin intermediul uneia sau mai multor câmpuri;
Butoane de navigare – grup de butoane utilizate pentru deplasarea într-un tabel sau într-o listă;
Câmp – categorie de informaţii dintr-o bază de date (celula din Excel);
Database Wizard – program care ne ghidează pe parcursul procesului de creare a unei baze de date;
Filtrare – utilizarea unor criterii pentru afişarea anumitor înregistrări;
Form Wizard – program care ajută utilizatorul să creeze ecrane de afişare sau de introducere a datelor;
Formular pentru editarea datelor – formular care permite utilizatorului să modifice înregistrările existente, să introducă noi înregistrări sau să elimine din înregistrări;
Importare – conversia sau transferul unui obiect sau a unor date create într-o bază de date, în altă bază de date;
Înregistrare – informaţii dintr-o bază de date, referitoare la o entitate sau la un individ;
Instrument Wizard – program care ne însoţeşte pe parcursul unei serii de etape, în vederea îndeplinirii unei sarcini sau unui obiectiv;
Interogarea – structură asemănătoare unui tabel, folosită pentru preluarea anumitor informaţii dintr-o bază de date sau dintr-un set de înregistrări; aceasta reprezintă unul dintre cele 6 tipuri de obiecte ale bazelor de date ACCESS.
Layout Preview – (previzualizare configuraţie) – mod de afişare din programul ACCESS, care foloseşte datele din tabel, ignorând relaţiile şi legăturile existente;
Mod de afişare Datasheet – reprezintă modul de afişare a unui tabel, în care câmpurile sunt ordonate pe linii şi coloane;
Normalizare – proces de asociere a câmpurilor cu tabelele într-o manieră care să minimizeze spaţiul de stocare al bazei de date şi să crească eficienţa acesteia;
Pagina de comutare – formular cu butoane, care permite utilizatorului accesul la diverse părţi ale unei baze de date;
Panou de comutare – formular cu butoane care permite utilizatorului accesul la alte obiecte ale bazei de date;
Parametri – restricţii asociate unui anumit câmp al bazei de date. În locul afişării tuturor datelor din tabel parametrii permit utilizatorului să specifice restricţii variabile (exemple: date calendaristice, coduri poştale, numele unor companii, CNP – coduri numerice personale);
Raport – material de prezentare în forme tipărită a datelor dintr-o bază de date;
Sistem de operare – program (cum ar fi DOS sau WINDOWS) care gestionează resursele calculatorului cum ar fi: memoria, spaţiu pe disc, procesorul, dispozitivele periferice, şi facilitează rularea aplicaţiilor;
Sortare – plasarea datelor sau a textului în ordine crescătoare sau descrescătoare pe baza valorilor din câmpul selectat;
Sortare multi-nivel – proces de ordonare a înregistrărilor pe baza mai multor criterii (de exemplu după nume şi prenume);
Structura unui tabel – elementele care definesc un tabel, cum ar fi:
– câmpurile, cheia primară
– ordinea, sau alţi parametri;
Tabel – obiect al bazelor de date care conţine câmpuri şi înregistrări;
Tabel Wizard – program care ne ghidează pe parcursul etapelor necesare creării unui tabel;
Tipuri de date – genul de date care urmează a fi introduse într-un câmp;
În ACCESS există nouă tipuri de date:
1. – Text
2. – Memo
3. – Number
4. – Date/Time
5. – Currency
6. – Auto number
7. –Yes/ No
8. – OLE Object
9. – Lookup Wizard
6.3 Baze de date
La pornirea sau lansarea programului ACCESS nu apare ca la celelalte programe obişnuite o interfaţă de lucru ci apare fereastră de dialog în care trebuie să decidem care baze de date existente pot fi deschise sau care program de existenţă va fi pornit pentru a crea o bază de date. În fereastra de dialog apar trei opţiuni (figura 6.1):
1. – Blank Access Database – această opţiune deschide o bază de date complet goală în care utilizatorul, fără nici un ajutor este lăsat numai cu un program ASSISTENT. Trebuie create tabele interogări şi rapoarte despre acestea. Această opţiune se recomandă să fie aleasă numai în situaţia în care utilizatorul este foarte versat în ACCESS şi stăpâneşte foarte bine tehnica deschiderii bazelor de date.
2. – Access database wizard pages on project – această opţiune porneşte un program de asistenţă, (un mic program ajutător) care poate executa toate serviciile necesare la crearea unei baze de date. Această opţiune se recomandă începătorilor sau celor ce se instruiesc pentru a atinge performanţe în ACCESS.
3. – Open and existin file – opţiune cu care se deschid bazele de date existente în calculator, create cu ACCESS.
Furnizorul de soft (Bill Gates) a furnizat o bază de date profesională, numită NorthWind.
În lipsa oricărei baze de date din calculator, numai aceasta poate fi accesată şi serveşte pentru instrucţie.
Fereastra bazei de date
Structura ferestrei unei baze de date se aseamănă parţial cu cele ale celorlalte aplicaţii din familia Office.
Fiecare fereastră care apare la pornirea programului este nouă.
Fiecare fereastră a bazei de date, indiferent că este nouă şi goală sau este deja concepută, deţine un fel de „centrală de navigaţie“, în care obiectele separate ale bazei de date cum sunt interogările, formularele şi rapoartele pot fi amplasate (figura 6.2).
Elementele centralei de navigaţie sunt:
– Tables
– Queris
– Forms
– Riports
– Pages
– Macros
– Modules
Dacă activăm oricare dintre aceste elemente ale „centralei de navigaţie“ în partea dreaptă a ferestrei, denumită şi partea cu conţinut, vor fi prezentate toate obiectele aparţinătoare grupei respective.
Ex. Dacă din centrala activăm obiectul Tables, există 6 conţinuturi diferite pentru această grupă.
Pe lângă aceste 8 elemente, în mod suplimentar mai există 3 pictograme, pentru a crea noi tabele, cu ajutorul diverşilor asistenţi pentru fiecare fereastră a unei baze de date existând mai multe moduri de utilizare (Wiew). Orice mod de vizualizare îl alegem, el nu modifică baza de date, dar ne-o prezintă sub alte aspecte.
ACCESS – spre deosebire de alte aplicaţii WINDOWS, pune la dispoziţie o singură bară de stare Database, care este satisfăcătoare pentru majoritatea lucrătorilor de rutină din baza de date.
Închiderea bazei de date se face în mod similar celorlalte aplicaţii WINDOWS, cu Close din File sau cu X din partea de sus a pictogramei.
6.4 Tabele
Tabela – este unul dintre cele mai importante elemente ale unei baze de date.
Este organizată bidimensional (pe linii, pe coloane), având câmpurile pe coloane şi înregistrările pe rânduri (li se mai spune tupluri).
Crearea unei „TABELE“ presupune definirea structurii şi încărcarea cu date a acesteia.
6.4.1 Crearea tabelelor
Din fereastra Database se selectează opţiunea Tables. Ne apare o fereastră în care sunt amplasate eventualele tabele (figura 6.2).
Pentru crearea unei noi tabele se execută clic pe butonul New. Apare în acest caz fereastra New Table (figura 6.3).
ACCESS – oferă mai multe opţiuni de a crea o tabelă nouă, acestea fiind următoarele (5 opţiuni) :
1. – Datasheet View – care permite să se creeze o tabelă pe baza datelor stocate în ea.
2. – Design View – care dă posibilitatea să se definească structura tabelei prin specificarea atributelor (a coloanelor), care o compun şi a proprietăţilor acestora. Este cea mai utilizată variantă.
3. – Table Wizard – expert de creare de tabele (un asistent) pe baza unor structuri predefinite.
4. – Import Table – permite crearea unei tabele prin importarea structurii ei dintr-un fişier extern. (o altă bază de date, un fişier text, etc).
5. – Link Table – expert sau asistent ce realizează o legătură la o tabelă din altă bază de date.
6.4.1.1 Crearea tabelelor utilizând modul Datasheet View
În acest caz crearea tabelei începe prin introducerea datelor în tabel şi în funcţie de acestea, ACCESS determină singur tipurile şi formatele coloanelor. În acest caz trebuie să se acorde atenţie următoarelor două aspecte:
a) – pentru a crea o coloană de tip text la introducerea datelor trebuie să se tasteze şi caractere numerice, altfel ACCESS stabileşte implicit tipul NUMERIC (Number), tip care poate fi schimbat trecând în modul al doilea Design View.
b) – în modul Datasheet View se poate crea şi o cheie primară de tip AUTONUMBER aferentă tabelei.
Crearea tabelei în modul Datasheet View presupune realizarea următorilor paşi (8):
1. – În fereastra Database se selectează butonul Tables şi apoi se apasă butonul New.
2. – Din fereastra New Table se alege prima opţiune, adică Datasheet View, apoi clic pe butonul OK şi apare o tabelă goală fără date, cu 10 coloane şi 20 rânduri.
3.– Se redenumesc coloanele astfel: se face clic dreapta pe selectorul coloanei (coloana înnegrindu-se) şi din meniul ce apare se selectează opţiunea Rename column, editând apoi noul nume al coloanei. La fel se procedează şi cu celelalte coloane ale tabelului.
4.– Se introduc datele. Dacă o coloană trebuie redimensionată se poziţionează cursorul mousului între selectorul coloanei de dimensionat şi cel al coloanei din dreapta. Când cursorul în formă de două săgeţi, fie se trage în dreapta de cursor până la mărimea dorită, fie se execută dublu clic, coloana redimensionându-se automat.
5.– Se salvează tabela prin apăsarea (clic) butonului Save din bara cu instrumente, apărând o casetă de dialog, ce permite introducerea numelui tabelei, după care se execută clic pe butonul OK. În acest moment apare un mesaj prin care utilizatorul este atenţionat că tabela nu are definită o cheie primară.
Dacă se alege opţiunea Yes – programul adaugă automat în tabelă o nouă coloană de tip „Autonumber“ pentru cheia primară, iar dacă se alege No (de cele mai multe ori se alege No) tabela va fi salvată aşa cum a fost definită.
6.– Se trece în modul Design View – prin alegerea acestei opţiuni din meniul View şi se stabileşte cheia primară selectând rândul pe care noi dorim să constituie cheia primară. După selectarea acestui rând din meniul Edit se selectează opţiunea Primary Key sau din bara cu instrumente se face clic pe butonul Primary Key.
În acest moment a fost stabilită cheia primară a tabelei.
7.– Utilizatorul, dacă doreşte, poate să stabilească sau să modifice anumite proprietăţi ale tabelei, dar numai după ce a selectat opţiunea Design View. Opţiunea aceasta se poate selecta, fie din meniul View, după care de alege opţiunea Design View, fie direct din fereastra bazei de date (centrala de navigaţie) activând butonul Design.
8.– După aceste modificări de proprietăţi, se părăseşte meniul Design View – trecânduse în modul Data Sheet View, pentru a vedea rezultatul final al modificărilor.
6.4.1.2 Crearea tabelelor utilizând modul Design View
Este cel mai folosit procedeu de creare a tabelelor şi presupune realizarea (parcurgerea) următorilor paşi:
1.– În fereastra Database se selectează butonul Tables şi apoi se execută clic pe butonul New.
2.– Din fereastra New Table se alege a doua opţiune Design View şi apoi se apasă butonul OK (figura 6.4). În acest moment apare fereastra pentru descrierea structurii tabelei în care se introduc câmpurile, tipul bazelor de date şi opţional o descriere (o legendă).
3.– Înainte de salvarea tabelului se stabileşte cheia primară. Pentru aceasta se execută clic oriunde în câmpul pe care l-am ales ca şi cheie primară şi apoi se apasă butonul Primary Key din bara cu instrumente (aceeaşi opţiune din meniul Edit).
4.– Salvarea tabelului se realizează prin alegerea opţiunii Save din meniul File, introducându-se numele tabelului.
5.– Introducerea datelor în tabelă se realizează prin trecerea în modul Datasheet View. În momentul lucrului cu tabelele în partea de jos a ferestrei acesteia se găseşte o bară de navigare prin înregistrări, care permite următoarele opţiuni (figura 6.5):
- ▐◄ - salt la prima înregistrare;
- ◄ - salt la înregistrarea precedentă;
- 38 - înregistrarea curentă;
- ► - salt la înregistrarea următoare;
- ►▐ - salt la ultima înregistrare;
- ► - introducerea unei noi înregistrări.
O nouă înregistrare se înregistrează la sfârşitul tabelului cu ajutorul butonului corespunzător. Nu este posibilă inserarea unei noi înregistrări existente .
De menţionat faptul că orice modificare a unei înregistrări, nu presupune salvarea documentului, acestea fiind preluate în mod automat.
Ştergerea unei înregistrări se realizează după ce acesta a fost selectată (înnegrită), după care se acţionează fie tasta Delete, fie prin deschiderea meniului Edit din care se selectează opţiunea Delete.
De reţinut că prin ştergerea unei înregistrări, este ştearsă şi cheia primară corespunzătoare, aceasta nemaiputând fi distribuită unei alte înregistrări.
La editarea tabelelor trebuie stabilite proprietăţile pentru fiecare câmp. Aceste proprietăţi diferă în funcţie de natura datelor pe care le trecem în tabel.
Cele mai importante proprietăţile sunt următoarele:
– Fild Size (dimensiunea câmpului):
– Tipul de dată text care are o lungime prestabilită de 50
de caractere;
– Tipul de dată number, care are opţiunile: byte, integer,
longinteger,single, double;
– Tipul de dată Memo are o lungime de 64 Kbiţ;
– Tipul Data/Time – are o lungime de 8 octeţi;
– Tipul Autonumber poate lua valori aleatoare.
– Format stabileşte modul de afişare al datelor pe ecran (cu număr fix sau zecimale)
Decimal Places precizează numărul de cifre zecimale ale valorilor înregistrate.
6.4.2 Crearea relaţiilor între tabele
Pentru raţionalizarea procesului de introducere şi actualizare a datelor, în cadrul unei aplicaţii se creează mai multe tabele independente.
În mod obişnuit informaţiile dorite de utilizatori reclamă comutarea concomitentă a datelor din mai multe tabele. Din acest motiv se construiesc baze de date relaţionale, între tabele stabilindu-se relaţii după criterii logice şi de înrudire.
Aceste relaţii se stabilesc pe baza câmpurilor comune care au nume identic şi sunt de acelaşi tip, adică pa baza cheii primare.
Presupunem că am realizat trei tabele, precizând numele acestora şi în paranteză denumirea câmpurilor. Câmpurile care constituie cheia primară sunt subliniate. Avem astfel următoarele tabele (figura 6.6):
Produse (Cod_produs, Den_produs, Um, Preţ_unitar);
Comenzi (Nr_comandă, Cod_client, Cod_produs, Cantitate,
Data_comenzii);
Clienţi (Cod_client, Den_client, Localitate, Adresa,
Nr_telefon, Ţara).
Pentru crearea relaţiilor între tabelele Produse, Comenzi şi Clienţi se parcurg următorii paşi:
1. În fereastra Database se alege opţiunea Relationships din meniul Tools;
2. Prin intermediul ferestrei Show Table se aduc tabelele în fereastra Relationships. Se execută clic numele tabelei şi apoi se apasă pe butonul Add;
3. Se închide tabela Show Table.
4. Se selectează câmpul cheie primară Cod_produs din tabela Produse şi se trage peste câmpul corespunzător din tabela Comenzi.
Access deschide o fereastră în care sunt confirmate detaliile relaţiei:
• Tabelele implicate în relaţie (Produse şi Comenzi);
Produse
Cod_produs produsului Den_produs produsului Unitate masura Prêt_unitar
1111 Făină kg 950000
1112 Mălai kg 1100000
1113 Orez kg 1000000
1114 Ulei l 1950000
1115 Zahăr kg 1350000
Comenzi
Nr_comanda Cod_client Cod_produs Cantitate Data_comenzii
1234 101 1111 1000000 16.04.2001
1235 101 1112 1500000 18.04.2001
1236 102 1113 500000 20.04.2001
1237 103 1114 20000 22.04.2001
1238 101 1111 1200000 26.04.2001
1239 102 1113 700000 27.04.2001
Clienţi
Cod_client Den_client Localitate Adresa Nr_telefon Tara
101 Metro Militari Bucuresti Iuliu Maniu 250 7255613 Romania
102 Metro Voluntari Bucuresti Voluntari 125 6137722 Romania
103 Billa Bucuresti Brasov 79 7462513 Romania
104 Eclipse Bucuresti Timisoara 49 7427215 Romania
105 Romir Rm. Valcea Traian 120 7111523 Romania
Figura 6.6 Conţinutul tabelelor între care se vor crea relaţii
• Câmpurile prin care s-a stabilit relaţia (Cod_produs în ambele tabele);
• O casetă de validare Enforce Referential Integrity (impune integritatea referenţială) care după validare oferă posibilitatea (opţional) de actualizare şi ştergere în cascadă;
• Opţiunile care precizează tipul de combinare (JOIN TYPE). În cazul nostru se acceptă tipul prestabilit (1) care va lua în considerare numai înregistrările prezente în tabele.
Cu un clic pe OK se revine în fereastra de dialog Relationships şi se apasă pe butonul Create. Rezultatul va fi de tipul 1- între tabelele Produse şi Comenzi.
Se repetă aceleaşi operaţii pentru tabelele Clienţi şi Comenzi pe câmpul de legătură Cod_client.
În fereastra Relationships vom avea cele 3 tabele asociate, ca în figura 6.7.
6.5 Formulare
Formularele – sunt informări care prezintă într-o formă specifică datele memorate în cadrul tabelelor sau al înregistrărilor.
Există două modalităţi de realizare a formularelor:
1.– Crearea de formulare în sistemul Design View
2.– Crearea de formulare în sistemul Using Wizard
6.5.1 Crearea formularelor în sistemul Design View
După lansarea programului ACCESS şi deschiderea (încărcarea) cu o bază de date se selectează opţiunea Forms şi în această fereastră se accesează butonul New. Apare tabloul New Form – conţinând două zone:
- prima zonă conţine 7 opţiuni (moduri de lucru):
1. Design View
2. Form Wizard
3. Autoform: Columnar
4. Autoform: Tabular
5. Autoform: Datasheet
6. Chart Wizard
7. Pivot Table Wizard
- a doua zonă, poziţionată sub prima este constituită dintr-o rubrică derulantă, care oferă posibilitatea de selectare a unei tabele sau interogări în cadrul cărora să se facă selecţia câmpurilor ce urmează a fi plasate în formular (figura 6.8).
6.5.1.1 Modul Design VieW
Selectând această opţiune din prima fază, se execută clic pe OK. Ni se afişează tabloul cu numele „FORMn:form”, unde n este număr curent al formularului. Acesta poate fi oferit implicit de către program poate fi modificat după opţiunea operatorului.
Tabloul ce apare conţine secţiunea Detail în cadrul cărora se vor trage câmpurile dorite din cadrul tabelelor selectate.
Câmpurile tabelei selectate sunt afişate într-un tablou derulant al tabelei pe care o solicităm.
Acest tablou poate fi redimensionat pe orizontală şi pe verticală.
După tragerea câmpurilor dorite, în secţiunea Detail, acestea se afişează „la indigo“, adică ne apare spaţiul pentru denumirea câmpului, în stânga, ca etichetă, şi spaţiul cu aceeaşi denumire, pentru afişarea realizării din câmpul respectiv în partea dreaptă.
După tragerea tuturor câmpurilor dorite, se execută clic pe butonul „X“ de ieşire, formularul fiind realizat.
Următoarele modificări pe care dorim să le facem, se vor putea face doar în modul Design View.
Opţiunea de vizualizare a unui formular se poate realiza în trei moduri:
1.– modul Design View care permite ulterioarele modificări;
2.– modul Form View prin care sistemul ilustrează numai un
exemplar de formular din cele „n“ înregistrări din tabel (fig 6.9);
3.– Datasheet View – în care sunt afişate toate cele „n“ înregistrări din
tabel (fig.6.10).
Formularul în întregime poate fi vizualizat pe ecran prin opţiunea Print Preview din meniul File şi poate fi editat la imprimantă prin opţiunea Print, din acelaşi meniu File.
Formularele pot fi „cosmetizate”, adică li se pot introduce antetul (Header), de exemplu numele firmei sau al instituţiei, iar în partea inferioară se pot introduce note de subsol, (Footer), care sunt date de legitimizare: nume, prenume, semnătura.
Aceste anteturi şi subsoluri se realizează prin opţiunea Form Header/Footer, care după activare, în secţiunea Detail, în partea superioară şi inferioară a formularului permite introducerea elementelor dorite.
Aceste elemente vor putea fi introduse numai cu opţiunea label (etichetă).
6.5.1.2 Modul Form Wizard
În acest caz, toate operaţiile sunt asistate de un „vrăjitor“. Primele etape sunt similare, cu menţiunea că în fereastra de New Form din prima zonă a celor 7 opţiuni, va fi solicitată a doua.
În continuare ni se vor solicita precizarea câmpurilor din tabel pe care dorim să le conţină formularul.
Se realizează următori paşi:
– parcurgerea rubricii derulante prin care afişăm tabela selectată ce va sta la baza formularului;
– precizarea câmpurilor pe care dorim să le introducem în formular, folosindu-ne de butoanele:
- > prin care aducem câte un câmp;
- >> aducem toate câmpurile;
- < se elimină un câmp; - << se elimină toate câmpurile. – pasul următor conţine opţiunile privind forma de poziţionare a datelor din formular. Aceste opţiuni sunt: a) Columnar conform căruia datele vor fi prezentate în rubrici necolonate; b) Tabular va prezenta valorile câmpurilor selectate în mod tabular (tabelar); c) Datasheet ce prezintă valorile similar celui din tabelele iniţiale; d) Justified care prezintă valorile câmpurilor selectate într-o formă decalată, aleasă de sistem. Oricare din aceste 4 moduri, poate fi uşor schimbat prin acţiunea de tragere a câmpurilor, dar numai în modul Design View. Prin acţionarea butonului Next > se trece la pasul următor. În acest moment sistemul solicită un stil al fronturilor şi fondului elementelor din formular.
Din nou se acţionează butonul Next > ajungându-se la ultimul pas al realizării formularului.
În acest moment, sistemul solicită un nume care să personalizeze formularul. Numele implicit oferit de sistem pentru formularul construit este cel al tabelei din baza de date apelate la construirea formularului, sau operatorul poate să opteze pentru un alt nume al formularului.
Pentru finalizare se va acţiona butonul Finish.
Pe parcursul întregii activităţi de realizare a formularelor în modul Form Wizard sistemul ne oferă un tablou derulant, care în partea inferioară are în ppermanenţă afişat 4 butoane de stare:
- Cancel,
Aceste butoane sunt utile mai ales la revenirea la paşii anteriori.
Şi în acest caz, formularul poate fi „cosmetizat” cu anteturi şi subsoluri, iar câmpurile pot fi rearanjate şi redimensionate.
6.5.1.3 Modul Autoform: Columnar
Este identic cu opţiunea Columnar din pasul al treilea al modului Form Wizard, prezentat la 6.5.1.2.
Prin obţinerea acestui tip de formular se selectează opţiunea a treia din tabelul New Form, după care se va alege tabelul pe baza căruia vom construi formularul şi câmpurile selectate vor fi sub forma unor „sigle“ la formular.
6.5.1.4 Modul Autoform: Tabular
Este similar cu modul Datasheet.
6.5.1.5 Modul Autoform:Datasheet
Acest mod este identic cu rezultatul obţinut prin opţiunea Datasheet din meniul View. Rezultatul obţinut prin forma iniţială poate fi modificat dacă se comută modalitatea Design View (prin meniul View), cu posibilităţile prezentate pentru modurile Design View sau Autoform: Columnar.
6.5.1.6 Modul Chart Wizard
Principal, acest mod are la bază al doilea mod Form Wizard (6.5.1.2) cu următoarele menţiuni:
- după selectarea tabelelor şi câmpurilor care vor sta la baza formularului, sistemul ne va oferi 20 de tipuri de grafice, din care noi alegem unul singur.
Aceste tipuri de grafice sunt sub formă de :
- histograme
- histobare
- bare
- plăcintă
După selectarea tipului de grafic, ni se va permite accesul pentru configurarea legendelor, axelor, titlurilor, etc.
Şi în acest caz, în permanenţă avem cele 4 butoane din partea inferioară a ferestrei, cu care putem reveni la paşii anteriori: Cancel, Next >, < Back, Finish. După toate „cosmetizările” graficului, urmează personificarea acestuia şi închiderea formularului prin butonul X odată cu salvarea formularului. 6.5.2 Crearea formularelor în sistemul Wizard După încărcarea sistemului cu baza de date aleasă, din fereastra Database se apelează sistemul Wizard. Apelul se obţine fie prin dublu clic pe opţiunea Create form by using wizard, fie prin selectarea acestei opţiuni şi apoi executarea unui clic pe butonul Open. Paşii de urmat sunt identici cu cei prezentaţi în cadrul opţiunii Form Wizard din sistemul Design View, cu diferenţa că, deoarece nu se porneşte de la o tabelă-sursă, primul pas obligă utilizarea rubricii derulante prin care poate opta pentru o tabelă sau o interogare-sursă. În pasul al doilea se oferă aceleaşi opţiuni de afişare (Columnar, Tabular, Datasheet, Justified). În pasul al treilea poate fi ales stilul formularului, prin alegerea unei opţiuni din cele oferite automat de sistem. În ultimul pas se solicită un nume particular pentru formularul astfel generat şi oferă posibilitatea modificărilor ulterioare faţă de standardele oferite de sistemul Wizard, prin opţiunea Modify the form’s design. 6.6 Interogări Interogarea constă în extragerea datelor dintr-o tabelă (sau mai multe tabele) şi prelucrarea acestora într-o formă mai mult sau mai puţin complexă. De fapt, interogările constituie elemente de finalitate a bazelor de date. Aceste interogări furnizează cel mai bine elementele de interes pentru utilizator. Principalele operaţii care se pot realiza cu ajutorul interogărilor sunt: 1. Extragerea din tabele numai a câmpurilor relevante pentru utilizator; 2. Extragerea înregistrărilor din tabele prin specificarea unor criterii de selecţie; 3. Crearea de câmpuri calculate. Access oferă următoarele trei posibilităţi pentru definirea interogării şi afişarea rezultatelor acesteia: - Design View, fereastră sub forma unei grile de interogare, în care se defineşte interogarea; - Datasheet View, fereastră în care se afişează rezultatele interogării; - SQL View, fereastră în care ACCESS generează automat codul SQL al interogării QBE, fereastră ce poate fi folosită pentru scrierea directă a unei interogări ci ajutorul instrucţiunilor SQL Comutarea între modurile Dsign View şi SQL View constituie o modalitate eficientă de realizare a interogărilor. Pentru a afişa rezultatele interogării se declanşează execuţia acesteia (Run) din meniul Query dacă este afişat modul Design View sau se comută direct în fereastra Datasheet View. 6.6.1 Realizarea interogărilor Pentru realizarea unei interogări se parcurg următorii paşi: 1. În fereastra Database se execută clic pe eticheta Queries şi apoi pe butonul New. ACCESS afişează caseta de dialog New Query; 2. Se selectează opţiunea Design View şi apoi se apasă pe butonul OK. ACCESS afişează fereastra Query Design şi caseta de dialog Show Table suprapusă peste aceasta. Caseta de dialog Show Table conţine tabelele, interogările sau combinaţiile dintre acestea, de unde utilizatorul alege sursa de date pentru interogarea curentă. 3. Se selectează tabela sau interogarea cu datele necesare interogării. Pentru aceasta se execută clic pe tabela sau pe interogarea dorită şi apoi clic pe butonul Add. În partea superioară a ferestrei Query Design vor fi afişate tabelele sau interogările din baza de date, fiecare cu lista câmpurilor conţinute. În cazul în care tabelele din care se extrag datele pentru interogare au fost puse în relaţie anterior, ele apar în fereastra Query Design cu liniile de legătură precizate. Dacă tabelele nu au fost puse în relaţie, această relaţie poate fi creată în cadrul interogării. 4. Se aduc câmpurile din tabele sau interogări pe grila de interogare într-o ordine dorită de utilizator. Utilizatorul de regulă are nevoie numai de anumite date din tabele, extrase selectiv, in funcţie de anumite criterii. De aceea se utilizează interogările de selecţie. 6.6.2 Interogări de selecţie Pe rândul Criteria din grila de interogare se poate introduce un singur criteriu de selecţie sub un câmp sau mai multe criterii sub câmpuri diferite. Pentru realizarea acestor interogări de selecţie se utilizează operatori. Principalii operatori utilizaţi sunt: - Aritmetici: +(adunare), -(scădere), (înmulţire), /(împărţire), ^(ridicare la putere); - De comparaţie: <, >, =, <=, >=, <>;
- Asociaţi operatorilor de comparare: IS NULL, IS NOT NULL, LIKE, IN, BETWEEN;
- Logici: NOT, AND, OR, XOR, Eqv;
- De concatenare: + şi &.
Pentru exemplificare se prezintă baza de date Medii, care are tabelele necesare calculul mediilor studenţilor care au susţinut examene la patru discipline (figura 6.11). Drept criteriu de selecţie a fost obţinerea mediilor doar din note de promovare, adică peste nota 5.
Bibliografie
1. Popa, G., Iliescu, M., Udrică, Mioara, - Baze de date Access. Culegere de probleme, Editura Ciso, Bucureşti, 2000
2. Eder, B., ş.a. – Computer Driving Licence - Access, Editura BIC ALL, Bucureşti, 2001
3. Marquis, Annette, Courter, Gini, - Windows 95 - Ghidul dumneavoastă pentru Access, Editura ALL EDUCATIONAL, Bucureşti, 1998
